Teoria de sistemas

¿Qué es un proyecto?

Proyecto se refiere a un esquema, programa o plan que se hace antes de dar forma definitiva a algo o alguna cosa. Un proyecto es una intervención deliberada y planificada por parte de una persona o ente que desea generar cambios favorables en una situación determinada.

Tenemos proyectos sencillos como organizar una fiesta  planear un viaje; también tenemos otros más complejos como

Desarrollar un sistema computacional, introducir un nuevo producto al mercado, realizar una campaña publicitaria  construir un edificio.

Temporal: Ya sea nuestro proyecto una fiesta, un viaje 0 nuestra vida profesional, siempre tendrá un comienzo y un fin Determinado, un tiempo delimitado, una duraci6n cuantificable.

Único: Cada proyecto posee características y funciones específicas que serán gradualmente desarrolladas y  confieren la cualidad de único, pues aunque hagamos casas idénticas en serie.

Definición del éxito en proyectos bajo el método a escala.

La evolución de la Administración de Proyectos por Harold Cerner, identificamos tres periodos en funci6n a la definici6n del éxito en proyectos.

Periodo Tradicional (1960-1985): En este periodo, se mide  el éxito principalmente en términos  técnicos.

En dicho periodo y aun en casos actuales, al contratar el desarrollo de un sistema electrónico o el diseño y construcción de nuestra residencia, consideramos que generalmente no cumpliremos con el tiempo de entrega y el presupuesto

Periodo de Renacimiento (1985-1993): EI éxito se mide en función del apego al tiempo, costa y desempeño. En dicho lapso y aun en la actualidad, no es suficiente que el proyecto cumpla con los requerimientos técnicos si no se termina en el tiempo establecido y dentro de presupuesto.

Periodo Moderno (1993- a la fecha): Estamos conscientes que aunque entreguemos el proyecto dentro de presupuesto, a tiempo y con la calidad técnica estipulada, pero el cliente no queda satisfecho, no podemos considerar exitoso el

Proyecto. Con base en estas expectativas, las habilidades requeridas por el encargado del proyecto serian más técnicas, enfocadas a la experiencia y conocimientos específicos sobre el tipo de proyecto. EI estilo de liderazgo es autoritario, efectuado por la persona con más experiencia.

Participantes clave en proyectos

Para lograr los requerimientos de éxito se  plantea, dependiendo en gran medida de la integración de muchas organizaciones y personas hacia un objetivo en común: el objetivo del proyecto.

Se definirá como involucrados a organizaciones y personas que serán afectadas o beneficiadas por el desarrollo del proyecto. Por ejemplo, en una residencia, consideramos como involucrados al cliente y su familia, al arquitecto, a los constructores, vecinos, agencias de gobierno, asesores y compañías de servicios, entre otros.

Cliente;

Es el contratante, propietario o desarrollador del proyecto quien: Autoriza. Define el Alcance. Establece lineamientos y criterios de aceptación.

Gerente del proyecto:   Es el encargado del proyecto quien Lidera al equipo del proyecto para alcanzar los objetivos. Asegura la comunicación efectiva entre la administración y otras organizaciones. Asegura que los problemas del proyecto sean identificados y resueltos a tiempo y adecuadamente.

Patrocinador

Es la persona a cargo de la direcci6n del proyecto en la empresa quien: Asegura la toma de decisiones a tiempo. Apoya la asignación de

Recursos. Supera conflictos y barreras organizacionales para una mejor realización del proyecto. Asigna y apoya al Gerente del proyecto,

Procesos en el desarrollo de proyectos:

Inicio: Establecer la visión del proyecto, el que; la misión por cumplir y sus objetivos, la justificación del mismo, las restricciones y supuestos.

Planeación Desarrollar un plan que nos ayude a prever el cómo cumpliremos los objetivos, tomando en cuenta una serie de facto res que afectan todo proyecto

Ejecución

Implementar el plan, contratar, administrar los contratos, integrar al equipo, distribuir la información y ejecutar las acciones requeridas de acuerdo con lo establecido.

Control: Comparar lo ejecutado o real contra lo que previmos o planeamos (control), de NO identificar desviaciones, continuamos con la ejecución. Si se encuentran desviaciones, en equipo acordamos la acción correctiva.

Cierre:

Concluir y cerrar relaciones contractuales profesionalmente para facilitar referencias posteriores al proyecto as! como para el desarrollo de futuros proyectos.

Planear = planeaci6n,

Hacer = ejecucion,

Verificar = control,

Actuar = planeacion adicional y ejecucion.

Inicio

Decidir correr el maratón, establecer objetivos, por ejemplo: terminar dentro de los primeros diez, terminar, o solo participar.

Planeación

Prever como cumplir su objetivo a partir de la fecha de inicio, en cuanto a presupuesto, tiempo, entrenador o equipo, registro de avances, herramientas, etc.

Ejecución

Ejercer el presupuesto, contratar al entrenador, entrenar con el equipo, registrar avances de acuerdo con lo establecido, etc. Correr el maratón.

Control

Evaluar el desempeño en comparación con lo planeado: ten cuanto tiempo recorrería diez km en comparación con el tiempo que estoy empleando?, ¿estoy recibiendo del entrenador lo  que esperaba? Identificar desviaciones, y ejercer planeación adicional en caso de desviaciones importantes para establecer y ejecutar la acción correctiva, tal como levantarse más temprano, cambiar de entrenador, entrenar más tiempo, etc. Durante el maratón, monitorear y ajustar el desempeño para cumplir su objetivo.

Cierre

Cerrar los contratos con la agencia de viajes, con el entrenador y así sucesivamente. Documentar los resultados y las lecciones aprendidas, organizar todos los registros y fotos y conservar los archivos para la próxima carrera.

Optimismo General: Iniciamos con la esperanza de algo nuevo y con buenos augurios. No sabemos por dónde empezar

Desorientación Inicial: No sabemos por dónde empezar, tenemos muchas ganas e iniciamos con lo que consideramos más urgente, pero postergamos lo  importante.

 Periodo de Desorden Incontrolado: La ejecución está en su máximo, contratamos a los diversos proveedores y no todos cumplen como dijeron. EI Alcance sigue sin definirse y cambia frecuentemente.

 Alarma y Caos, el Tiempo No es Aliado: No cumplimos las fechas de entrega, seguimos recibiendo cobros por trabajos no considerados y el presupuesto se agota cuando aún no hemos logrado ni el 70% de avance. Además, hay problemas con la calidad de los trabajos efectuados.

 Búsqueda Implacable de Culpables: Alguien debe ser culpable

 Sálvese Quien Pueda: Amenazas, agresiones, intrigas, acusaciones y desesperación.

 Castigo Ejemplar a los Inocentes: Despedimos a los proveedores e integrantes que menos culpa tienen.

 Recuperación del Optimismo Perdido: Ahora sí, ya eliminamos a los supuestos malos y encontramos el segundo aliento.

 Terminación del Proyecto a como dé lugar: Trabajos forzados, unos encima de otros, noches, tiempo extra, sábados  y domingos, desgaste, presión, promesas y más presión.

 Condecoración y Premios a los No Participantes: EI equipo ejecutor está muy cansado y terminando los últimos pendientes, y los no participantes, frescos para adjudicarse el mérito, levantarse el cuello y recibir los elogios.