¿Qué es un
proyecto?
Proyecto se
refiere a un esquema, programa o plan que se hace antes de dar forma definitiva
a algo o alguna cosa. Un proyecto es una intervención deliberada y planificada
por parte de una persona o ente que desea generar cambios favorables en una
situación determinada.
Tenemos proyectos sencillos como organizar una
fiesta planear un viaje; también tenemos
otros más complejos como
Desarrollar un sistema computacional, introducir un nuevo
producto al mercado, realizar una campaña publicitaria construir un edificio.
Temporal:
Ya
sea nuestro proyecto una fiesta, un viaje 0
nuestra vida profesional, siempre
tendrá un comienzo y un fin Determinado, un tiempo delimitado, una duraci6n
cuantificable.
Único:
Cada
proyecto posee características y funciones específicas que serán gradualmente
desarrolladas y confieren la cualidad de
único, pues aunque hagamos casas idénticas en serie.
Definición del éxito en
proyectos bajo el método a escala.
La evolución de la Administración de Proyectos por Harold
Cerner, identificamos tres periodos en funci6n a la definici6n del éxito en
proyectos.
Periodo Tradicional (1960-1985): En este periodo, se
mide el éxito principalmente en términos técnicos.
En dicho periodo y aun en casos actuales, al contratar el
desarrollo de un sistema electrónico o el diseño y construcción de nuestra
residencia, consideramos que generalmente no cumpliremos con el tiempo de
entrega y el presupuesto
Periodo de Renacimiento (1985-1993): EI éxito se mide en función
del apego al tiempo, costa y desempeño.
En dicho lapso y aun en la actualidad, no es suficiente que el
proyecto cumpla con los requerimientos técnicos si no se termina en el tiempo
establecido y dentro de presupuesto.
Periodo Moderno (1993- a la fecha): Estamos
conscientes que aunque entreguemos el proyecto dentro de presupuesto, a tiempo
y con la calidad técnica estipulada, pero el cliente no queda satisfecho, no
podemos considerar exitoso el
Proyecto. Con base en estas expectativas, las habilidades
requeridas por el encargado del proyecto serian más técnicas, enfocadas a la
experiencia y conocimientos específicos sobre el tipo de proyecto. EI estilo de
liderazgo es autoritario, efectuado por la persona con más experiencia.
Participantes clave en proyectos
Para lograr los requerimientos de éxito se plantea, dependiendo en gran medida de la
integración de muchas organizaciones y personas hacia un objetivo en común: el
objetivo del proyecto.
Se definirá como involucrados a organizaciones y personas
que serán afectadas o beneficiadas por el desarrollo del proyecto. Por ejemplo,
en una residencia, consideramos como involucrados al cliente y su familia, al
arquitecto, a los constructores, vecinos, agencias de gobierno, asesores y compañías
de servicios, entre otros.
Cliente;
Es el contratante, propietario o desarrollador del proyecto quien: Autoriza. Define el Alcance. Establece
lineamientos y criterios de aceptación.
Gerente del proyecto:
Es el encargado del proyecto
quien Lidera al equipo del proyecto para alcanzar los objetivos. Asegura
la comunicación efectiva entre la administración y otras organizaciones.
Asegura que los problemas del proyecto sean identificados y resueltos a tiempo
y adecuadamente.
Patrocinador
Es la persona a cargo de la
direcci6n del proyecto en la empresa quien: Asegura la toma de decisiones a tiempo. Apoya la asignación de
Recursos. Supera conflictos y barreras organizacionales
para una mejor realización del proyecto. Asigna y apoya al Gerente del
proyecto,
Procesos en el desarrollo de proyectos:
Inicio: Establecer la visión del proyecto, el que; la misión por cumplir y sus
objetivos, la justificación del mismo, las restricciones y supuestos.
Planeación Desarrollar un plan que nos ayude a
prever el
cómo cumpliremos los objetivos, tomando en cuenta una serie de facto res
que afectan todo proyecto
Ejecución
Implementar el plan, contratar, administrar los
contratos, integrar al equipo, distribuir la información y ejecutar las
acciones requeridas de acuerdo con lo establecido.
Control: Comparar lo ejecutado o real contra lo que
previmos o planeamos (control), de
NO identificar desviaciones, continuamos con la ejecución. Si se encuentran desviaciones, en equipo acordamos la
acción correctiva.
Cierre:
Concluir y cerrar relaciones contractuales
profesionalmente para facilitar referencias posteriores al proyecto as! como
para el desarrollo de futuros proyectos.
Planear = planeaci6n,
Hacer = ejecucion,
Verificar = control,
Actuar = planeacion adicional y ejecucion.
Inicio
Decidir correr el maratón, establecer objetivos, por
ejemplo: terminar dentro de los primeros diez, terminar, o solo participar.
Planeación
Prever como cumplir su objetivo a partir de la fecha de
inicio, en cuanto a presupuesto, tiempo, entrenador o equipo, registro de
avances, herramientas, etc.
Ejecución
Ejercer el presupuesto, contratar al entrenador, entrenar
con el equipo, registrar avances de acuerdo con lo establecido, etc. Correr el
maratón.
Control
Evaluar el desempeño en comparación con lo planeado: ten
cuanto tiempo recorrería diez km en comparación con el tiempo que estoy
empleando?, ¿estoy recibiendo del entrenador lo
que esperaba? Identificar desviaciones, y ejercer planeación adicional
en caso de desviaciones importantes para establecer y ejecutar la acción
correctiva, tal como levantarse más temprano, cambiar de entrenador, entrenar
más tiempo, etc. Durante el maratón, monitorear y ajustar el desempeño para
cumplir su objetivo.
Cierre
Cerrar los contratos con la agencia de viajes, con el
entrenador y así sucesivamente. Documentar los resultados y las lecciones
aprendidas, organizar todos los registros y fotos y conservar los archivos para
la próxima carrera.
Optimismo General: Iniciamos con la esperanza de algo
nuevo y con buenos augurios. No sabemos por dónde empezar
Desorientación Inicial: No sabemos por dónde empezar,
tenemos muchas ganas e iniciamos con lo que consideramos más urgente, pero
postergamos lo importante.
Periodo de
Desorden Incontrolado: La ejecución está en su máximo, contratamos a los
diversos proveedores y no todos cumplen como dijeron. EI Alcance sigue sin
definirse y cambia frecuentemente.
Alarma y Caos, el
Tiempo No es Aliado: No cumplimos las fechas de entrega, seguimos recibiendo
cobros por trabajos no considerados y el presupuesto se agota cuando aún no
hemos logrado ni el 70% de avance. Además, hay problemas con la calidad de los
trabajos efectuados.
Búsqueda
Implacable de Culpables: Alguien debe ser culpable
Sálvese Quien
Pueda: Amenazas, agresiones, intrigas, acusaciones y desesperación.
Castigo Ejemplar a
los Inocentes: Despedimos a los proveedores e integrantes que menos culpa
tienen.
Recuperación del
Optimismo Perdido: Ahora sí, ya eliminamos a los supuestos malos y encontramos
el segundo aliento.
Terminación del
Proyecto a como dé lugar: Trabajos forzados, unos encima de otros, noches,
tiempo extra, sábados y domingos,
desgaste, presión, promesas y más presión.
Condecoración y
Premios a los No Participantes: EI equipo ejecutor está muy cansado y
terminando los últimos pendientes, y los no participantes, frescos para
adjudicarse el mérito, levantarse el cuello y recibir los elogios.
